ইমেইল লেখার আদব-কায়দা How to Write perfect #EMAIL কাগুজে চিঠি-দরখাস্ত এখন বিলুপ্তির পথে

ইমেইল লেখার আদব-কায়দা

কাগুজে চিঠি-দরখাস্ত এখন বিলুপ্তির পথে। সময়স্বল্পতা আর ডিজিটাইজেশন এর একটা অন্যতম কারণ। আগেকার দিনের চিঠি-দরখাস্তের জায়গা এখন নিয়ে নিয়েছে মেসেঞ্জার, হোয়াটসঅ্যাপ, ইমেইলের মতো বার্তা আদান প্রদান মাধ্যমগুলো। অন্য চ্যাটিং সাইটগুলো বেশ ইনফর্মাল হলেও ইমেইল বা বৈদ্যুতিন চিঠি সাধারণত প্রফেশনাল কাজেই বেশি ব্যবহৃত হয়। আর কিছু নিয়ম কানুন সম্পর্কে জানা না থাকার কারণে ভুলও হয়ে যায় প্রায়ই এই ইমেইল পাঠাতে গিয়ে।

যেহেতু ইমেইলের ব্যবহার এখনও শুধু প্রফেশনাল কাজকর্মেই আটকে আছে তাই এই ইমেইল পাঠানোর কতিপয় আদব-কায়দা আছে। কথা না বাড়িয়ে সেগুলোই শেখা যাক বরং।

To, Cc, Bcc কোনটা কখন আর কেন?

ইমেইল কম্পোজ করার সময় সবার প্রথমে থাকে To, Cc, Bcc. এখানেই বাঁধে প্রথম গোলমাল। কোনটায় কখন কার ঠিকানা যাবে? সহজ করে বললে এই তিন জায়গাতে যাদের যাদের ইমেইল অ্যাড্রেস থাকবে তারা সবাই পুরো মেইলটা পাবে। প্রশ্ন আসতেই পারে তাহলে পার্থক্য কী হলো এদের মধ্যে?

To: প্রকৃত প্রাপক বা যাকে মেইলটা লেখা হয়েছে
Cc: Cc এর পূর্ণরূপ Carbon Copy. এই অংশে যার ঠিকানা থাকবে সেও হুবুহু একই মেইলটাই পাবে।
Bcc: Bcc এর পূর্ণরূপ Blind Carbon Copy. এই অংশে যার ঠিকানা থাকবে তিনিও একই মেইল পাবেন।

এবার প্রশ্ন করতেই পারেন, একই মেইল সবাই দেখবে তাহলে To তে রাখলেই হতো। এত কাহিনী করার কী আছে? To তে রাখা হলে প্রতিটি ঠিকানার জন্যে একটা করে আলাদা মেইল যেতো সবার কাছে। কিন্তু Cc আর Bcc তে রাখা হলে মেইল যাবে একটাই। কিন্তু যাদের যাদের দেখা প্রয়োজন সবাই দেখবে।

এখন চট করে আপনাদের আরেকটা কনফিউশন ক্লিয়ার করি, ইমেইল অ্যাড্রেস একটি গোপনীয় তথ্য। একজনের ইমেইল অ্যাড্রেস তাঁর অনুমতি না নিয়ে অন্য কাউকে দেওয়া অনুচিত। তাই, আপনি যদি প্রাপককে জানাতে না চান যে এই একটা মেইল আর কাদের কাদের পাঠিয়েছেন তাহলে Bcc তে অন্য ঠিকানাগুলো বসান।

সাবজেক্ট লাইন কেন লিখতে হয়?

৩৩ শতাংশ মেইল খোলা হবে নাকি না সেটা নির্ভর করে ইমেইলের সাবজেক্ট লাইনের ওপরে। অধিকাংশ ক্ষেত্রেই সাবজেক্ট লাইন ছাড়া মেইলগুলো খোলা হয় না। আমাদের মেইলের স্প্যাম ফোল্ডারে স্টোর হওয়া মেইলগুলোর ৬৯% ও স্প্যাম হিসেবে শনাক্ত করা হয় এই সাবজেক্ট লাইন দেখেই। তাই আপনার মেইলটা কী বিষয়ে সেটা আপনার ইমেইলের সাবজেক্ট লাইনে উল্লেখ করুন। আর হ্যাঁ, একটা জিনিস মাথায় রাখা জরুরি। এখন আমাদের পাঠানো ৪০% মেইলই চেক করা হয় মোবাইল থেকে। আর মোবাইলে সাবজেক্ট লাইনের ৪-৭ টা শব্দ দেখা যায়। তাই খেয়াল রাখতে হবে সাবজেক্ট লাইনের প্রথম ৪-৭ টা শব্দই যাতে মেইলটা কী নিয়ে সেটা সম্পর্কে ধারণা দেয়।

কী থাকা উচিত সাবজেক্ট লাইনে? একটা ইমেইলের সাবজেক্ট লাইনে যেন দু’টো প্রশ্নের স্পষ্ট উত্তর থাকে। ইমেইলটা কী নিয়ে? কেন ইমেইলটা গুরুত্বপূর্ণ? এই দু’টো প্রশ্নের উত্তর যেন উল্লেখ থাকে ইমেইলের সাবজেক্ট লাইনে।

ইমেইলের টোন কেমন হওয়া উচিত?

ইমেইল লেখার সময় আপনি কোন মেজাজে লিখছেন; আপনি কি বিরক্ত হয়ে লিখছেন নাকি আগ্রহ নিয়ে? আপনি কি প্রাপকের প্রতি খুশি হয়ে লিখছেন নাকি রাগ হয়ে? এই আবেগগুলো ইমেইলের টেক্সটে বোঝানোর উপায় হলো আপনার শব্দচয়ন। ইমেলের টোন খুব বেশি ফর্মালও হওয়া উচিত নয় আবার খুব বেশি ইনফর্মালও হওয়া উচিত নয়। আর আপনার যথাযথ শব্দচয়নই ঠিক করে দেবে আপনি ঠিক কোন মেজাজে ইমেইল করছেন।

ফন্ট আর ফরম্যাট কেমন থাকবে?

আগেই বলেছি ইমেইল অধিকাংশ ক্ষেত্রেই প্রফেশনাল কাজে ব্যবহৃত হয়। তাই এর প্রতিটা শব্দ বুঝে শুনে ব্যবহার করা উচিত। কোন সাইজের, ধরণের, রঙয়ের ফন্ট ব্যবহার করছেন সেটা নিয়ে একটু সতর্ক থাকা প্রয়োজন।

ফন্ট সাইজ - যেটা দেওয়া আছে সেটাই ব্যবহার করুন।
ফন্ট কালার - খুব জরুরি না হলে পরিবর্তন করার দরকার নেই।
হাইলাইটিং - আন্ডারলাইন/বোল্ড/ইট্যালিক যেকোনো একটা ব্যবহার করুন।
হাইপারলিংক - কী যুক্ত করছেন উল্লেখ করুন, এডিট অ্যাক্সেস দিন, লিংকটা সম্ভব হলে ছোট করে দিন।

স্যালুটেশন আর ক্লোজিং কখন কেমন হবে?

স্যালুটেশন আর ক্লোজিং অর্থাৎ ইমেইলের শুরুতে সম্বোধন কেমন হবে আর শেষটা কীভাবে করতে হবে সেটা নিয়েও আমরা প্রায়ই কনফিউশনে ভুগি। উদাহরণ দিয়ে বোঝালে ব্যাপারটা পরিষ্কার হবে।

স্যালুটেশনের বেলায়-

Formal Salutation:
Hello Shafiq Bhai,
Hi Shams,
Dear Ejaj Sir,

Informal Salutation:
Hey Zihan,
Dear Parveen Ma’am
Howdy Shamir,

ক্লোজিংয়ের বেলায়-

Formal Closing:
Sincerely,
Thanks,

Informal Closing:
Yours truly,
Best,
Best regards,
Cheers,

আশা করি, এবার ধরতে পেরেছেন কোন ধরণের মেইল কীভাবে সম্বোধন আর শেষ করা উচিত।

সিগনেচার কেন প্রয়োজন?

প্রতিটা ইমেইলই শেষ হয় প্রেরকের নাম দিয়ে। এই নামটাকেই আরেকটু প্রফেশনালি দেওয়া ইমেইল সিগনেচারের মাধ্যমে। এই সিগনেচার একটা সেট করে রাখা যায় ইমেইল বা জিমেইলের সেটিংসে গিয়ে। এতে করে সব ইমেইলের শেষে অটোমেটিক ঐ নির্ধারিত সিগনেচার চলে যাবে। এটা যেকোনো মেইলকে বেশ প্রফেশনাল দেখাতে সাহায্য করে।

Reply বনাম Reply all কোনটা কখন এবং কেন?

To, Cc, Bcc এর পর আরেকটা গোলমেলে জায়গা হলো এই Reply আর Reply all. এই অপশন মূলত কোনো ইমেইল গ্রুপের ক্ষেত্রে আসে। এই দু’টোর কোনটায় ক্লিক করলে কী হয় সেটা জেনে নেওয়া যাক আগে।

Reply: এখানে ক্লিক করা হলে কোনো ইমেইল লুপের সর্বশেষ যে প্রেরক মেসেজ করেছেন তার কাছে মেসেজের উত্তর যাবে।

Reply all: আর এখানে ক্লিক করা হলে পুরো ইমেইল লুপে যতজন আছেন সবাই মেসেজের উত্তর পাবেন।

কোনো শুভেচ্ছা বার্তার উত্তর, বাজেট শিট বা গুরুত্বপূর্ণ তথ্য পাঠানোর সময় ভুলেও Reply all ক্লিক করতে যাবেন না।

কিছু Email Acronyms এর পূর্ণরূপ!

ইমেইল লেখার সময় আমরা কখনও কোনো শর্ট ফর্ম ব্যবহার না করলেও হতেই পারে কেউ আমাদেরকে পাঠানো মেইলে কোনো শর্ট ফর্ম ব্যবহার করে বসলো। এখন আমরা যদি না জানি যে ঐ শর্ট ফর্ম দিয়ে প্রেরক কী বোঝাতে চেয়েছেন তাহলে একটু ঝামেলা। কয়েকটা বহুল ব্যবহৃত Email Acronyms বা শর্ট ফর্মের পূর্ণরূপ জেনে নেওয়া যাক -

চলুন জেনে নেওয়া যাক ইমেইলে ব্যবহৃত কিছু Short Forms/ Acronyms এর পূর্ণরূপ এবং সেগুলো কেন ব্যবহৃত হয়?

FYI - For your Information - প্রাপককে কোনো তথ্য জানাতে
ASAP - As soon as possible - গুরুত্ব বোঝাতে
LMK - Let me know - প্রেরককে প্রয়োজনে জানাতে
OOO - Out of Office - ছুটিতে থাকলে
NRN - No reply necessary - উত্তর দেবার প্রয়োজন না থাকলে
EOM - End of message - মেসেজ শেষ
PRB - Please reply by - নির্দিষ্ট সময়ের মধ্যেই উত্তর দিতে হলে
EOD - End of Day - নির্দিষ্ট দিনের মধ্যেই উত্তর দিতে হলে
BTW - By the way - নিজের মতামত উপস্থাপনে
IMO - In my opinion - প্রসঙ্গক্রমে কিছু বলতে হলে

ইমোটিকনের ব্যবহার করা উচিত নাকি অনুচিত?

ইমোটিকন ব্যাপারটা বেশ আপেক্ষিক আর ইনফর্মালও বটে। একেক ইমোটিকনের মানে একেকজনের কাছে একেকরকম। তাই ইমেইলে ইমোটিকনের ব্যবহার না করাই ভালো।

Out of Office Replies কী?

আমাদের কে নিজেদের প্রয়োজনে ছুটি নিতে হতেই পারে। কিন্তু আমরা ছুটিতে গেলে যে কাজকর্মও ছুটি নেবে ব্যাপারটা তো তাও না। আপনার এক্সটার্নাল স্টেকহোল্ডারদের মেইল তো আসবেই। এক্ষেত্রে করা কী যায়? এই সমস্যার সমাধানই হলো Out of Office Replies. এই রিপ্লাই আগে থেকে সেইভ করে রাখা যায়। আপনার ছুটিতে থাকাকালীন সময়ে আপনার ঠিকানায় আসা সবগুলো মেইলের উত্তরে এই অটোমেটেড রিপ্লাইটা যাবে।

কী কী থাকবে এই অটো রিপ্লাইতে? আপনি কতদিনের জন্যে ছুটিতে (একদিনের ছুটি হলে এই রিপ্লাই নিষ্প্রয়োজন), খুব জরুরি বিষয়ে কাকে জানাতে হবে, এবং অবশ্যই সাবজেক্ট লাইনে [OOO] যোগ করে দেবেন।

কতক্ষণের মধ্যে ইমেইলের রিপ্লাই দেওয়া উচিত?

একটা ইমেইল আসার কতক্ষণের মধ্যে রিপ্লাই করা উচিত এটা নিয়ে আমাদের অনেকেই কনফিউশনে ভোগেন। সহজ করে দেই একদম।

নিজের টিমের কারও অর্থাৎ সরাসরি আপনার কাজের সাথে যুক্ত এমন কারও মেইলের রিপ্লাই দেখামাত্র করুন। অফিসের অন্য সহকর্মীর পাঠানো মেইলের উত্তর দিন অফিসের ওয়ার্কিং আওয়ারের মধ্যে। আর চেষ্টা করুন বাকি অন্য প্রয়োজনীয় মেইলের উত্তর ২৪ ঘণ্টার মধ্যে দিয়ে দিতে।

নিখুঁত ইমেইল পাঠানোর কয়েকটি ট্রিক!

ইমেইল যেহেতু ইংরেজিতে লেখা হয় তাই পাঠানোর আগে কয়েকবার প্রুফরিড করে নিন যাতে বানান আর গ্রামার সংক্রান্ত ভুল না থাকে। ডাবল চেক করুন যা যা অ্যাটাচ করার করেছেন কি না, প্রাপকের ঠিকানা সবার শেষে বসান। আর রিপ্লাই করার সময় আবার চেক করুন আসলে রিপ্লাই দেওয়া উচিত নাকি সবাইকে রিপ্লাই করা উচিত।

ইমেইলে আমাদের করা ৩ টি সাধারণ ভুল!

আমরা যেহেতু এখনও ইমেইলে অতটা অভ্যস্ত নই তাই এই ইমেইল করার বেলায় কিছু সাধারণ ভুল আমরা সবাই করি। প্রথম ভুল হলো, একটা ঠিকঠাক ইমেইল অ্যাড্রেস না থাকা। উল্টাপাল্টা নাম দিয়ে ইমেইল আইডি খুলবেন না। ইমেইল অ্যাড্রেসে নিজের নামের সাথে একটা সংখ্যা থাকলেই যথেষ্ট।
দ্বিতীয় ভুল হলো, ইমোটিকন আর অনেকগুলো আশ্চর্যবোধক চিহ্ন একসাথে ব্যবহার করা। ইমেইলে আমরা প্রফেশনালি কমিউনিকেট করি। ইমোটিকন ব্যবহারের কোনো দরকার নেই এখানে। আর একের অধিক আশ্চর্যবোধক চিহ্ন ব্যবহার করলে প্রাপক আশ্চর্য হয়ে যেতে পারে আপনার বুদ্ধি নিয়ে।

বিরাম চিহ্ন আর ব্যাকরণ ঠিক রাখা যায় কীভাবে?

ইমেইল বাংলায় লেখার প্রচলন এখনও শুরু হয়নি। যতদিন ইংরেজিতে মেইল করা হবে ততদিনই গ্রামার আর বানান নিয়ে একটু বাড়তি সতর্ক থাকা আমাদের জন্যেই ভালো। চারটা সাধারণ ভুলের সাথে পরিচয় করিয়ে দিলেই ব্যাপারটা পরিষ্কার হবে। কেননা এই ভুলগুলোই ঘুরে ফিরে আমরা সবাই করি।

১। “......” এর বাইরে নয় ভেতরে বিরাম চিহ্ন বসে।

২। (......) এর ভেতরে নয় বাইরে বিরাম চিহ্ন বসে।

৩। (:) কোলন দুটো আলাদা স্বাধীন বাক্যের সংযোজক। কোলনের পরের বাক্যের প্রথম শব্দের শুরুর আদ্যক্ষর বড় হাতের।

৪। (;) সেমি কোলন দুটো আলাদা স্বাধীন সম্পর্কযুক্ত বাক্যের সংযোজক। সেমি কোলনের পরের বাক্যের প্রথম শব্দের শুরুর আদ্যক্ষর ছোট হাতের।

এই আদব-কায়দাগুলো মেনে ইমেইল করা গেলে আপনার ইমেইল কমিউনেশন হবে আরও অনেক বেশি প্রফেশনাল।

- আয়মান সাদিক ও সাদমান সাদিক

কমিউনিকেশন হ্যাকস | অমর একুশে গ্রন্থমেলা ২০২০
(Copied)


Industry is the key of Success.